Сохраняя историю: заводскому архиву – 55!

Архив нашего предприятия – не только свидетель времени, но и хранитель истории строительства, страниц трудовой жизни не только завода, но и многих людей. На основании подлинных документов, имеющихся здесь, можно делать правильные выводы о различных исторических фактах и событиях.

О прошлом, настоящем и о том, какие документы находятся на хранении, рассказала заведующий архивом отдела административного обслуживания Ирина Кардаш.

– Ирина Александровна, расскажите об эволюции, которую прошёл архив с начала создания.

– Приказ директора тогда ещё строяще­гося завода Александра Алексеевича Лавриченко положил начало организации делопроизводства на предприятии, а 23 апреля 1964 года был принят на работу первый архивариус – Нина Андреевна Малышева, она и была основателем архива «Азота» и начала работу по формированию архивного фонда.

В 1974 году эстафету приняла Людмила Васильевна Назарук, 38 лет она посвятила сохранению докумен­тального наследия предприятия. Именно ей мы отдаём дань уважения за то, что имеем такой архив – один из лучших ведомственных архивов не только города, но и района.

В 2008 на работу пришла я, сначала архивариусом, потом, когда Людмила Васильевна ушла на заслуженный отдых – заведующим архивом. Мне повезло, что у меня был такой сильный в своём деле и грамотный наставник и до сих пор я не отхожу от её методик работы и сохраняю тот порядок в учёте документов и контроле за их сохранностью, который был при Л. В. Назарук.

– С увеличением числа документов необходимо расширять площадь хранилищ. Как она изменилась за последнее время?

– Первое помещение под архив на предприятии было выделено в 1964 году. Площадь комнаты составляла 18 м², но фонд рос, увеличиваясь ежегодно, и с вводом в эксплуатацию нового здания заводоуправления под архив было опре­делено место на одиннадцатом этаже. Переезд состоялся в 1990 году. Многие помнят этот архив: два хранилища и от­дельная рабочая комната, которая исполь­зовалась и как чи­тальный зал для посетителей. Общая площадь всех помещений архива составляла 175 м². Уже тогда в архиве на хранении находились 8300 дел.

Когда загруженность хранилищ архива составила 100 процентов, и часть доку­мен­тов пришлось размещать в коробах и мешках на полу, встал вопрос о расширении площади архива с учётом перспективы его комплектования. Так, благодаря огромному вниманию администрации ОАО «Гродно Азот», инициативе и поддержке нашего руководителя Наталии Александровны Поповой в августе 2010 года архив переехал в новое помещение в 115 корпус, где был выполнен ремонт с заменой покрытий полов, внутренней отделкой стен и потол­ков с применением современных тех­нологий и качественных материалов, отве­чающим требованиям противо­пожарной безо­пасности и правилам работы архивов. В помещениях установлена пожарно-охран­ная сигнализация, современ­ное оборудова­ние, металлические стеллажи: мобильные и ста­ционарные. С 2014 года работает устройство системы создания и поддержания микроклимата в хранилищах архива. В итоге получились три современно оборудованных хранилища площадью 192 м² с протяжённостью стеллажей 863 м и рабочий кабинет для сотрудников – он же читальный зал для посетителей.

– Как за всё время работы архива увеличился объём хранимых документов?

– Сейчас в архиве находится на хранении больше 21 тысячи дел. Паспорт архива составляется ежегодно на 1 января текущего года, по этим документам можно проследить, как рос наш архив. Поступление дел в архив происходит ежегодно, за год мы «прирастаем» примерно на 700 дел (постоянного, 75 лет и долговременного срока хранения). Переплёт и брошюровку всех поступивших документов осуществляет работник типографии – переплетчик Наталья Болеславовна Микуло.

Защита документов от дей­ствия света обеспечивается размещением дел в архивных коробах, которые также изготавливаются в типографии ОАО «Гродно Азот».

На сегодня архив заполнен на 64,2 про­цента. Места для размещения дел в хранилищах по расчётам хватит до 2040 года.

– За эти годы архив прошёл непростой путь. Если в 1964 году был всего лишь один сотрудник, то, сколько их насчитывается к нынешней юбилейной дате?

– Как известно, для успешной работы любого архива очень важно иметь не только хорошую материальную базу, но и кадры, знающие теорию и практику архивного дела. Состояние дел в архиве напрямую зависит от профессионализма архивного работника, которых у нас всего два – заведующий архивом и архивариус.

В марте 2005 года в штате архива кроме заведующего архивом появился первый архивариус – Иван Михайлович Бекиш. В марте 2007 года его сменила Людмила Чеславовна Тросько. Сегодня (с марта 2014 года) архивариусом архива отдела административного обслуживания трудится Татьяна Александровна Трясуха.

– Как работает архив сегодня?

– Архив входит в состав отдела административного обслуживания ОАО «Гродно Азот». Документы архива сосредоточены в пяти фондах: №1 – документы, образо­вавшиеся в деятельности предприятия , №2 – документы ликвидированных предпри­ятий, учре­дителем которых в 1989–2003 годы был «Азот», №3 – документы ремонтно-строительного унитарного предприятия «Азот Рем Строй», в том числе документы реорганизованных УП «АзотСтрой», УП «Азотмонтажремстрой», №4 – документы транспортного унитарного предприятия «АзотСпецТранс», №5 – документы СУП «АзотСервис», в том числе и реоганизованного ООО «ТамилаСервис».

Документы фонда №1 подразделены на четыре группы: постоянного, дол­говременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, а также документы по личному составу. Документы постоянного хранения через 15 лет передаются в фонд 2722 учреждения «Государственный архив Гродненской области», где на сегодняшний день хранятся дела за 1960–2002 годы.

Документы по личному составу (их в архиве на 01.01.2019 г. – 13731 дело) имеют срок хранения 75 лет, находятся в архиве предприятия и ни­куда не передаются. Первое их уничтожение начнётся лишь в 2037 году с ведомостей на выдачу заработной платы за 1960–1961 годы.

Архив ОАО «Гродно Азот» постоянно сотрудничает с учреждением «Госу­дарст­венный архив Грод­ненской области». Специалисты областного государственного архива оказывают конкретную методическую и консультативную помощь.

Архив сегодня – это не только хранение документов: это работа с номенклатурой дел предприятия по каждому структурному подразделению, организованное в каждом подразделении уничтожение дел с истекшими сроками хранения, это и консультативная работа и практическая помощь ответственным за делопроизводство. Сегодня ОАО «Гродно Азот» сделало первые шаги к электронному документообороту и электронному ведомственному архиву, а это изучение законодательных актов, нормативных документов, опыта других предприятий, работа в АСЭД Directum и обучение работе в нём работников структурных подразделений. Меняются сроки хранения документов, поэтому в архиве проводится экспертиза ценности хранящихся документов, изымаются дела с меньшими, чем «постоянное» сроками хранения, пересоставляются описи.

А вообще в архиве почти как в бухгалтерии – строгий учёт и контроль. Мы считаем всё: дела, страницы, описи, короба, длину полок…. И придерживаемся строжайшего порядка, заведённого раз и навсегда – каждое дело имеет свой номер и своё место. Только тогда наша работа будет успешной!

– С какими запросами чаще всего обращаются азотовцы?

– Документы по личному составу являются самыми востребованными. Они являются основа­нием для выдачи справок и осуществления административных процедур о периоде ра­боты, службы, нахождении в отпуске по уходу за ребёнком и заработной плате для на­числения пенсий, в том числе и льготных – за работу во вредных условиях труда. Азотовцы и те, кто когда-то работал на предприятии, обращаются с заявлениями в отдел кадров, в расчётное бюро бухгалтерии, а мы поднимаем документы по их запросу и документально подтверждаем ответ на тот или иной запрос. По осуществлению административных процедур мы тесно сотрудничаем с работниками ОК – специалистами по кадрам Еленой Анатольевной Бадытчик, Татьяной Петровной Литвин, бухгалтером по начислению пенсий расчётного бюро бухгалтерии Аллой Викторовной Бриндой.

От структурных подразделений поступают запросы по истории подразделения, о людях, работавших в цехах или отделах для подготовки к юбилейным датам, о переименованиях предприятия и т. д. Всех запросов здесь и не перечислить, их поступает много и разных. Хочу оговориться, что не на все запросы мы даём ответ – мы не разглашаем информацию, составляющую личную, коммерческую и служебную тайну.

Бывают и курьёзные случаи, когда человек, восстанавливая утерянную трудовую книжку путается в датах работы на «Азоте» и ошибается на добрый десяток лет, когда женщины, меняя фамилию, забывают указать это в заявлении (к слову, фамилии меняют и мужчины) и тогда на поиск информации мы тратим очень много времени впустую и от этого немного обидно.

– Как вы считаете, насколько важны архивы в современном мире?

– Архивы это хранители истории. Известны фразы – «История не терпит сослагательного наклонения» и «История не знает слова «если». Считаю, что давать оценку любым событиям можно только опираясь на факты – на документы. Поэтому переоценить роль и значимость архивов, как хранителей документов, сегодня невозможно.

– Какие уникальные документы хранятся в архиве?

– К сожалению, официально статус «ОЦ» – особо ценный документ – не присвоен ни одному документу в нашем архиве, но думаю всё ещё впереди. А для нас, работников архива, они все ценные, мы несём персональную ответственность за сохранность каждого.

Сегодня для нас особенно важен документ, составленный нами – общая историческая справка по истории родного «Азота». Начинали мы её составление в далёком 2009 году вместе с Людмилой Васильевной, за 5 лет немалое количество часов проведя в читальном зале областного архива, выбирая приказы по основной деятельности, относящиеся к изменениям в организационной структуре предприятия. Приказы копировались, сканировались и размещались в задаче «Электронный НСА архива». Продолжаем работать и сегодня, внося новые данные. Сегодня вся информация импортирована в АСЭД Directum, выстроена в систему в строгом хронологическом порядке и ею можно пользоваться всем заинтересованным лицам, предварительно запросив права доступа на «поиск-просмотр» не только содержания, но отсканированной версии приказа-основания.

Признаюсь, радует, что наш труд полезен и востребован в работе отдела кадров, информационно-редакционного отдела, да и нам самим проще осуществлять поиск и быстрее дать ответ на многие вопросы структурных подразделений.

– Расскажите о самом старом документе, хранящемся в архиве.

– Это самые первые документы: распоряжение СНХ БССР от 28.06.1960 № 723 о том, что Александр Алексеевич Лавриченко назначен директором строящегося завода и приказ по заводу от 01.08.1960 №1 о том, что он приступил к обязанностям с 1 августа 1960 года.

– Что бы вы хотели пожелать коллегам в преддверии юбилейной даты?

– Поздравляю весь коллектив ОАО «Гродно Азот», работников архива и Людмилу Васильевну Назарук с 55-летним юбилеем архива предприятия. Крепкого всем здоровья, счастья и семейного благополучия! Заверяю, что благодаря кропотливой работе архивистов документы об успехах трудового коллек­тива ОАО «Гродно Азот» и его богатой истории будут надёжно сохранены и представлены бу­дущим поколениям гродненских химиков.

Юлия ЖОЛЬ

Фото Валерия ВАСИЛЕВИЧА